第一講:法文信組成部分示意圖
法文信組成部分示意圖見下圖。
第二講:法文信頭寫法
信頭也稱箋頭。其內容通常要包括發件公司的名稱(raison sociale de la maison de commerce)、企業的標志(marque de fabrique)、通信地址(adresses)、電話號碼(縮寫為tél)、傳真號(fax或télécopieur)、電子郵箱(E-mail)等。還有一些內容也可加入其中,如公司的組織形式(forme de la société)、郵政支票帳戶(compte chèque postal,即C.C.P)、企業身份識別號碼(numéro d'entreprise)、或國家識別企業索引系統(Système d'Identification du Répertoire des Entreprises, 即SIREN)號碼。
書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處,并為回復提供聯系方式。
很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說,人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中。也有將信頭部分置于信紙頂部左側或信紙底部的情況。在使用這種信紙打印信函時,一定要注意為信頭留出足夠的空間。
第三講:法文發文編號寫法
如果信函上有編號,收件人和發件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔,又便于日后查閱。
發文編號的位置一般位于信紙信頭下部左側。
發文編號中往往提供一組縮寫信息,包括:文件編號、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號等。
發文編號一般有兩方面內容,即來文編號(VOTRE RÉFÉRENCE,即V/Réf.)和本文編號(NOTRE RÉFÉRENCE,即N/Réf.):yuanFr.com
來文編號:如V/Réf.:J.B. / J.D.123 表示的是一封來自由Jutta Brawn 起草,由John Davies 錄入的,編號為123的信函,
本文編號:如N/Réf.:M.M. 321表示的是一封由我方Marry Meyer起草,我方編號為321的信函。
第四講:法文事由寫法
書寫objet能便于收件人迅速了解信的主要內容或是提示收件人注意。
事由(objet)一般單列一項,位于發文編號下方。可書寫完整概括句,或是簡單成短語。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等,例如:
Objet: demande de renseignements
Objet: Invoice 12345
為使函件事由一欄內容表述簡單明了,法文行文通常采用名詞,不宜采用動詞。
第五講:法文收件人地址寫法
收件人地址一般位于信頭下方靠信紙右側的位置。包括收件人姓名或負責人稱謂職務、收件公司名稱、收件地址等內容。其中收件地址需根據地址的不同情況,詳細書寫包括門牌號碼/街道名稱、信箱號碼(boîte postale,,縮寫為B.P.)、郵政編碼/城市名、企業專送郵件標示(Courrier d'Entreprise à Distribution Exceptionnelle,縮寫為CEDEX)等信息。
書寫收件人地址時應注意以下幾點:
1.書寫收件人名稱時,Monsieur,Madame和Mademoiselle不能使用縮寫形式;
2.書寫負責人稱謂和職務時不能使用縮寫形式。如Monsieur le Directeur 不能寫成M.le Directeur或Monsieur le De.;
3.不能使用Mademoiselle la Directrice 的寫法,即使收信人未曾結過婚,也應寫作Madame la Directrice;yuanFr.com
4.書寫郵政編碼和城市名稱時,單詞間只能用空格間隔,不能使用標點符號。